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TÉRMINOS Y CONDICIONES

Xperience Travel Agency

1. Identificación de la Empresa

Razón Social: EXPERIENCE CUSCO TRAVEL S.A.C.
RUC: 20615968103
Nombre Comercial: Xperience Travel Agency
Correo de contacto: info@xperiencetravelagency.com
Teléfono / WhatsApp: +51 953 037 883
Página Web: www.xperiencetravelagency.com

2. Aceptación de los Términos

Al contratar cualquiera de nuestros servicios turísticos, el cliente declara haber leído, comprendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones.

Estos términos forman parte del acuerdo de servicios entre el cliente y Xperience Travel Agency, nombre comercial de EXPERIENCE CUSCO TRAVEL S.A.C.

3. Reservas y Pagos

Toda reserva debe realizarse con anticipación y está sujeta a disponibilidad.

Para confirmar una reserva, el cliente deberá proporcionar los datos personales necesarios para la correcta operación del servicio, tales como:

  • Nombres y apellidos completos.

  • Nacionalidad.

  • Número de documento de identidad, DNI, carné de extranjería o pasaporte.

  • Correo electrónico.

  • Número de teléfono o WhatsApp.

  • Datos del hotel o punto de recojo, cuando corresponda.

  • Información de vuelos, trenes u otros datos necesarios para la coordinación del servicio.

La reserva se considera confirmada únicamente cuando el cliente realiza el pago o abono acordado con la agencia.

El pago puede realizarse mediante transferencia bancaria, depósito, medios digitales autorizados, efectivo u otros métodos previamente coordinados con Xperience Travel Agency.

El saldo pendiente, si lo hubiera, deberá cancelarse antes del inicio del tour o en la fecha indicada por la agencia, según el servicio contratado.

4. Disponibilidad Antes de Reservar

Antes de realizar cualquier pago, el cliente debe confirmar la disponibilidad del tour, ingreso, ticket, tren, hotel, guía, transporte u otro servicio solicitado.

Xperience Travel Agency no se hace responsable por pagos realizados sin previa confirmación de disponibilidad por parte de la agencia.

En servicios con alta demanda, como Machu Picchu, trenes, boletos de ingreso, Camino Inca u otros atractivos turísticos, la disponibilidad puede cambiar rápidamente y está sujeta a las entidades o proveedores correspondientes.

5. Política de Cancelaciones y Reembolsos

Toda solicitud de cancelación debe realizarse por escrito mediante correo electrónico, WhatsApp oficial u otro canal autorizado por Xperience Travel Agency.

Las cancelaciones estarán sujetas a penalidades según el tiempo de anticipación y las condiciones de cada servicio contratado.

De manera general, se aplican las siguientes condiciones:

  • Cancelaciones con más de 30 días antes del inicio del tour: reembolso parcial sujeto a gastos administrativos y costos ya generados.

  • Cancelaciones entre 15 y 29 días antes del inicio del tour: reembolso parcial, según los costos ya asumidos por la agencia.

  • Cancelaciones con menos de 14 días antes del inicio del tour: no aplica reembolso.

  • En caso de no presentarse el día del servicio, conocido como “no show”, no habrá reembolso.

Los boletos, entradas o servicios no reembolsables, como tickets de tren, entradas a Machu Picchu, Huayna Picchu, Camino Inca, vuelos, hoteles, operadores externos u otros servicios similares, serán asumidos por el cliente en su totalidad.

6. Cambios o Modificaciones por Parte del Cliente

Cualquier modificación solicitada por el cliente está sujeta a disponibilidad y puede generar costos adicionales.

Las modificaciones pueden incluir cambios de fecha, nombre, horario, hotel, punto de recojo, tipo de servicio, número de pasajeros u otros detalles de la reserva.

Las solicitudes de cambio deberán realizarse con la mayor anticipación posible. En algunos casos, ciertos servicios no permiten cambios una vez emitidos o confirmados.

7. Modificaciones por Fuerza Mayor

Xperience Travel Agency se reserva el derecho de modificar, reprogramar o cancelar servicios por causas ajenas a su control, tales como:

  • Clima extremo.

  • Huelgas, paros o bloqueos de carreteras.

  • Cierre de sitios arqueológicos o atractivos turísticos.

  • Desastres naturales.

  • Emergencias sanitarias.

  • Decisiones de autoridades locales, regionales o nacionales.

  • Retrasos, cancelaciones o cambios realizados por proveedores externos.

En estos casos, la agencia buscará ofrecer una alternativa equivalente o reprogramación del servicio, siempre que sea posible.

No aplica reembolso total cuando la modificación o cancelación se deba a causas de fuerza mayor o situaciones fuera del control de la agencia.

8. Responsabilidad del Cliente

El cliente es responsable de contar con su documentación en regla, como DNI, pasaporte, carné de extranjería, permisos, visas u otros documentos requeridos según el servicio contratado.

El cliente debe brindar información veraz, completa y actualizada al momento de realizar su reserva.

Asimismo, el cliente debe informar previamente a la agencia sobre:

  • Condiciones médicas relevantes.

  • Alergias.

  • Restricciones alimenticias.

  • Limitaciones físicas.

  • Requerimientos especiales.

  • Cualquier información que pueda afectar el desarrollo seguro del tour.

El cliente debe respetar los horarios indicados por el guía, conductor, coordinador o personal de la agencia. La demora del cliente puede generar pérdida del servicio, tickets, trenes, ingresos u otros costos no reembolsables.

9. Responsabilidad de la Agencia

Xperience Travel Agency actúa como agencia organizadora e intermediaria entre el cliente y distintos proveedores de servicios turísticos, tales como empresas de transporte, hoteles, restaurantes, operadores turísticos, guías, empresas ferroviarias, entidades de ingreso turístico y otros proveedores.

La agencia se compromete a brindar un servicio profesional, seguro y conforme a lo ofrecido al cliente, salvo situaciones justificadas o causas ajenas a su control.

Xperience Travel Agency no se responsabiliza por pérdidas, accidentes, retrasos, daños, cancelaciones o modificaciones causadas por terceros, proveedores externos, autoridades, condiciones climáticas, huelgas, bloqueos, desastres naturales o cualquier evento de fuerza mayor.

10. Itinerarios y Horarios

Los itinerarios, horarios y actividades pueden variar por motivos operativos, climáticos, disponibilidad, tráfico, regulaciones locales, decisiones de las autoridades o situaciones imprevistas.

La agencia procurará mantener el programa ofrecido; sin embargo, podrá realizar ajustes necesarios para proteger la seguridad del pasajero y garantizar la mejor operación posible del servicio.

Los horarios de recojo pueden tener pequeñas variaciones dependiendo de la ubicación del hotel, tráfico, accesibilidad de calles u otros factores logísticos.

11. Servicios No Incluidos

Los servicios no especificados expresamente como incluidos en la cotización, itinerario o confirmación de reserva no forman parte del servicio contratado.

Entre los servicios que podrían no estar incluidos se encuentran:

  • Alimentación no indicada.

  • Propinas.

  • Gastos personales.

  • Ingresos no mencionados.

  • Seguros de viaje.

  • Equipaje adicional.

  • Servicios extras solicitados por el cliente.

  • Cambios de tren, hotel, habitación o categoría de servicio.

12. Uso de Imágenes y Material Audiovisual

Durante el desarrollo de los tours o servicios, la agencia puede tomar fotografías o videos con fines promocionales, publicitarios o de registro de experiencia.

Si el cliente no desea aparecer en fotografías o videos, deberá comunicarlo por escrito antes del inicio del servicio.

13. Protección de Datos Personales

Xperience Travel Agency garantiza la confidencialidad y seguridad de los datos personales proporcionados por el cliente, conforme a la normativa peruana aplicable en materia de protección de datos personales.

Los datos proporcionados serán utilizados para gestionar reservas, coordinar servicios, emitir comprobantes, brindar atención al cliente y cumplir obligaciones legales o administrativas.

La agencia no compartirá los datos personales del cliente con terceros, salvo cuando sea necesario para la prestación del servicio contratado o cuando exista obligación legal.

14. Reclamos y Soluciones

Cualquier reclamo relacionado con el servicio deberá presentarse a través de los canales oficiales de Xperience Travel Agency.

La agencia cuenta con Libro de Reclamaciones físico y/o virtual a disposición de sus clientes.

Xperience Travel Agency se compromete a revisar y responder los reclamos conforme a los plazos establecidos por la normativa aplicable en el Perú.

15. Jurisdicción y Legislación Aplicable

Los presentes Términos y Condiciones se rigen por la legislación peruana.

Para cualquier controversia que no pueda resolverse de manera directa entre las partes, estas se someten a la jurisdicción de las autoridades competentes de la ciudad de Cusco, Perú.

16. Actualización de los Términos y Condiciones

Xperience Travel Agency se reserva el derecho de modificar, actualizar o complementar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento.

Las modificaciones serán publicadas en la página web oficial y tendrán vigencia desde su fecha de publicación.

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